公司文件可否上載AI？職場使用生成式AI前必查7件事

只提供完成任務所需的最少資料

資料最少化的原則，是不用整份文件，就不要整份上載。若只需改善一句措辭，可只輸入該句；若只需整理格式，可建立不含真實資料的樣本。先刪除無關頁面、附件、批註、修訂紀錄、檔案名稱及隱藏欄位，再考慮是否仍有使用 AI 的必要。輸入越少，外洩、誤用或日後難以追蹤的範圍通常越小。

四類資料要特別小心

個人資料包括姓名、電話、電郵、身份證明、相片、聲音，以及可與其他資料拼合後識別個人的內容。客戶資料可包括聯絡紀錄、報價、投訴及未公開項目；機密或專有資料可包括合約、財務數字、內部策略、原始碼和未發布內容。登入資料如密碼、一次性驗證碼、API 金鑰、存取連結及保安問題答案，更不應放入提示或附件。即使文件由你建立，也不代表你有權交給外部 AI 服務處理。

細閱訓練、分享、保留及刪除設定

不同服務、方案和帳戶的資料處理方式可以不同。使用前應閱讀私隱政策與條款，查看聊天或附件會否用作模型訓練、是否可拒絕分享、資料保留多久、誰可存取，以及如何刪除對話和帳戶。私隱專員公署指出，視乎設定，聊天紀錄或會被儲存並用作訓練，存在外洩風險；這不等於所有 AI 服務都會把對話公開。重點是逐一核實目前帳戶及公司方案的實際設定，不要靠印象推斷。

刪走姓名，不一定等於匿名

姓名只是識別線索之一。職銜、公司、日期、地點、個案細節、交易金額或罕見事件互相配合，仍可能讓人推斷出當事人。真正匿名化要評估資料能否被重新識別，並按公司指引完成淨化；單純用「客戶 A」取代姓名，未必足夠。若無法在不影響任務的情況下安全移除敏感內容，應改用公司批准的封閉工具，或不用 AI 處理。

上載前檢查清單：

• 公司政策及客戶合約容許這項用途
• 使用的是公司批准帳戶與工具
• 已刪除不必要頁面、欄位及中繼資料
• 沒有個人、客戶、機密或登入資料
• 已核對訓練、分享、保留與刪除設定
• 已評估資料能否從組合線索被重新識別
• 輸出會由人員覆核，不直接當作最終決定

常見問題

用公司電郵登入 AI，就可以上載文件嗎？

不一定。公司電郵不等於工具已獲批准，仍要看內部政策、帳戶方案和文件用途。

遮走姓名後是否安全？

未必。其他欄位或情境線索仍可能識別個人，應按指引評估及淨化資料。

所有 AI 對話都會公開嗎？

不是。風險視乎服務、方案與設定；應核實是否訓練、分享、保留，以及可否刪除。

延伸閱讀

• [私隱專員公署：安全使用 AI 聊天機械人「自保」十招](https://www.pcpd.org.hk/tc_chi/news_events/media_statements/press_20250804.html)
• [私隱專員公署：人工智能私隱保障](https://www.pcpd.org.hk/tc_chi/artificial_intelligence/)