辭職信
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中文/英文辭職信教學!格式範本/必寫內容/遞信時機8大注意事項|好生活百科

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中文/英文辭職信教學!近期香港又出現移民潮,辭職是離港前其中一件重要事,正所謂「凡事留一線 日後好相見」,因此一封得體的辭職信非常重要。辭職信並非情書,不需要投放過多感情,反而需要注意有什麼內容是必須包含,寫錯寫漏分分鐘影響離職計劃!

中英文辭職信教學

1. 辭職信上款、下款

辭職信落筆前記得先搞清楚收信人是誰,一般而言,辭職信的收件人都是自己的直屬上司,對方收到後,就會再轉交到人事部處理。下款則是你自己的名字,記得一定要有親筆簽名,以確保信件是由你本人發出。因為辭職信是具有法律效力的書面通知文件,建議於信封頂部列明公司名稱及收件人職銜。

辭職信 決定要辭職後,就要準備辭職信了
決定要辭職後,就要準備辭職信了(圖片來源:《無法成為野獸的我們》劇照)

2. 信中要註明最後工作日

這是非常重要的資料!一封資料齊全的辭職信,可讓你受到勞工法例的保障,因此辭職信內記得清楚列明你現時職位最後工作日,方便人事部跟進。記得參考你的僱員合約,了解你的職位通知期是多久,否則就要給予代通知金。大部份公司的通知期都是一個月,《僱傭條例》列明,一個「月」指由發出終止僱傭合約通知之日起計,直至下個月份同一日的前一日,例子如下:

  • 假如你打錢4月25日遞信,需要一個月通知期,那麼你的最後工作日就是5月24日。
  • 假如下個月份並無同一日,則至下個月份最後一日:如1月30日遞信, 2月最後一日就是最後工作日。
  • 如發出通知之日為一個月的最後一日,則至下個月份最後一日:如 2 月最後一日遞信,3月31日則是最後工作日。

有些公司會允許大家以有薪假代替通知期,因此若有對實際離職日期疑問,可以先向人事部查詢,方便計算日期及安排工作。

辭職信 若有對實際離職日期疑問,可以先向人事部查詢
若有對實際離職日期疑問,可以先向人事部查詢(圖片來源:ViuTV《IT狗》劇照)

3. 簡單交待離職原因

一般都會在辭職信簡單交待離職原因,例如轉換工作範疇、升學進修等,不必長篇大論,亦不用交待過多詳情。但謹記離職原因及用詞須保持正面,就算對上司或公司有多不滿,也不應該在信中表達,始終世界那麼小,「凡事留一線,日後好相見」啊!

辭職信 一般都會在辭職信簡單交待離職原因
一般都會在辭職信簡單交待離職原因(圖片來源:TVB《愛回家之開心速遞》劇照)

4. 表達感謝

明白有些人離職時並不愉快,但不論離職的原因,在辭職信中都要保持應有的禮貌,這也是能顯示你是否有成熟個性的一部份。你可以簡單在信中感謝公司過往的栽培和給予的各種工作機會,以及在職期間上司及同事的幫忙。

辭職信 也向同事表達謝意吧
也向同事表達謝意吧(圖片來源:《今天我要準時下班》劇照)

5. 交接事項(如有需要)

如有需要,可以在辭職信簡單交待離職前未必能夠完成的工作及建議處理方法,亦可表示願意協助同事完成交接,但不需要仔細列出各項工作。建議在遞信後再和上司商量交接事項,確保上司知道有什麼工作需要找人跟進。

辭職信 離職前記得交待好需要交接的工作
離職前記得交待好需要交接的工作(圖片來源:《今天我要準時下班》劇照)

6. 信中日期與遞信日期必須一致

雖說辭職信中已清楚寫明最後工作日期,但記得信的開頭或結尾也要寫明日期,以證明當日就是你提交辭職信的日子,因為這個日期會影響你的最後一個工作日。記者曾有朋友因為信末沒有寫日期,因此被上司刁難,指他並非於離職一個月前遞信,令到他最後要多工作數天才能離職,令原本打算離港的他大失預算!

辭職信 記得信的開頭或結尾也要寫明日期
記得信的開頭或結尾也要寫明日期(圖片來源:《無法成為野獸的我們》劇照)

7.親自交實體辭職信

隨著科技發展,不少公司都接受以電郵代替書面辭職信,但最好還是親手交一封正式的書面通知書給上司較為妥當,這也是一種禮貌。近年也有不少人以WhatsApp向上司發送辭工訊息,但要謹記這種非正式的方法有機會不被公司認可,除了公司不一定接納你的請辭,甚至還有可能因為沒有列明最後工作日、通知期或代通知金等資料而出現金錢糾紛。

辭職信 親手交一封正式的書面通知書給上司較為妥當
親手交一封正式的書面通知書給上司較為妥當(圖片來源:《受夠了! 我要炒老細》劇照)

8. 遞信時機

明白遞信時不多不少都會覺得興奮,但也要注意遞信時機。如非緊急得需要即時遞信,最好時機為星期五放工前一小時,這樣雙方都有一個周末時間作緩沖。記得不要在上司趕著開會前,或者明知他當日行程緊迫的時間遞信!假如上司不在辦公室,你又必須在當日遞信,可先以電郵方式遞交辭職信,待上司回來後再親自補交實體信。

辭職信 最好的遞信時機為星期五放工前一小時
最好的遞信時機為星期五放工前一小時(圖片來源:《無法成為野獸的我們》劇照)
HR教路辭職必做2件事

辭職信英文格式範例

[Recipient Name] [Title] [Company Name] [Today’s Date]

Dear [boss’s name],

Please accept this letter as my formal resignation from my position as [position title] with [company name]. [last working day] will be my last day of employment.

After much consideration, I would like to resign from my position because of [reason. eg. have accepted a position elsewhere / plan to embark on further studies to pursue my interest in xxx /family reason].

Thank you for the opportunities for professional and personal development that you provided me during the past [amount of time you’ve been in the role].I apologize if this causes any inconvenience. If I can be of any help to you during this transition, please let me know.

Wish you all the best and lots of success for [company name] , and I hope to stay in touch in the future.

Yours Sincerely,

[Signature] [Your Name]
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(圖片來源:pexels@oleg-magni)

辭職信中文格式範例

[公司名] [收信人部門及職位] [直屬上司稱謂]台啟︰

本人因[辭職理由:如家庭原因、進修],決定辭去現時[你的職位]之職位,最後上班日期為[日期:西元年/月/日]

感謝公司這幾年來給予本人工作及學習的機會,讓本人取得寶貴的經驗,也感謝過往曾合作的同事們的指導和包容。

本人希望離職時盡量減少所帶來的不便,在餘下的工作日子本人會盡力協助安排工作順利交接。

祝工作愉快!

[你的姓名]謹啟

[簽名] [遞信日期:西元年/月/日]

圖片來源:ViuTV《IT狗》劇照、TVB《愛回家之開心速遞》劇照、《今天我要準時下班》劇照、《受夠了! 我要炒老細》劇照、《無法成為野獸的我們》劇照